Office Supervisor
UKG (Ultimate Kronos Group) · Ausland · 100%
Automatisch bewerben · Originalinserat beim Unternehmen
Aufgaben
- Serve als Hauptansprechpartner für das Gebäudemanagement in Bezug auf Reinigung, Aufzüge, Sicherheit, Parken, Klimaanlagen, Gebäudeaktualisierungen und Einhaltung von Vorschriften.
- Überwache Gebäudesysteme und allgemeine Wartung.
- Koordiniere regelmäßige und Notfallwartungen mit dem Gebäudemanagement.
- Unterstütze die Planung des Bürolayouts, der Raumoptimierung, der Umzüge, der Schreibtischzuweisungen und der Büroerweiterungen.
- Verwalte Mitarbeiter-Zugangskarten und Sicherheitssysteme, um die Einhaltung von Sicherheits- und Sicherheitsprotokollen sicherzustellen.
- Unterstütze die Planung und Durchführung von Bürorenovierungen und Umbauprojekten.
- Unterstütze bei der Vertragsdokumentation, Vertragsverlängerungen und Parkplatzzuweisungen und kommuniziere Richtlinien an die Mitarbeiter.
- Nehmen Sie an arbeitsplatzbezogenen Projekten wie Upgrades und betrieblichen Verbesserungen teil, verfolgen Sie Zeitpläne und koordinieren Sie Interessengruppen.
- Verwalten Sie das Inventar von Büromöbeln und -geräten, organisieren Sie Reparaturen nach Bedarf.
- Organisieren Sie kleinere Reparaturen und Handwerksleistungen, überwachen Sie die Fertigstellung und Qualität.
- Verwalten Sie die Bürodekoration, die Kunstwerke und das allgemeine professionelle Erscheinungsbild.
- Steueren und organisieren Sie die Büromaterialien, um Verfügbarkeit und angemessene Lagerbestände sicherzustellen.
- Überwachen und kontrollieren Sie den Etat für die Einrichtungen, verfolgen Sie Ausgaben und Genehmigungen.
- Empfangen Sie Lieferanten im Büro für Reparaturen, Wartung oder Installationen.
- Verwalten Sie Rechnungen von Lieferanten und Auftragnehmern, um eine zeitnahe Verarbeitung und Genauigkeit sicherzustellen.
- Verhandeln Sie Verträge, Preise und Dienstleistungen mit Lieferanten und Auftragnehmern, um Kosten und Dienstleistungsqualität zu optimieren.
- Halten Sie die Räumlichkeiten auf einem bestimmten Standard und kommunizieren Sie mit den relevanten internen Bereichen.
- Unterstützen Sie Bankveranstaltungen, die von HR und Marketing organisiert werden, einschließlich der Koordination von Lieferanten, der Einrichtung von Logistik und der Urlaubsarrangements.
- Dienen Sie als Ersatzteammitglied innerhalb der Abteilung, um die Kontinuität der Betriebsabläufe sicherzustellen.
Anforderungen
- Verfügbarkeit, um Vollzeit zu arbeiten und sich an die Geschäftsbedürfnisse anzupassen.
- Starker Teamplayer mit der Fähigkeit, effektiv zu führen und zusammenzuarbeiten.
- Exzellente Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten.
- Fließendes Englisch ist erforderlich; Portugiesisch ist ein Plus.
Wir bieten
- Ein Stundenlohn von 36 USD pro Stunde.
- Ein Vollzeitjob.
Über UKG (Ultimate Kronos Group)
UKG ist ein US-amerikanischer Anbieter von HR-Software.
Entstanden aus Fusion von Kronos und Ultimate Software.
Die Plattform deckt Personalverwaltung, Payroll und Workforce ab.
Hauptsitz ist in Lowell, Massachusetts und Weston, Florida.